מנהל או מתנהל ?

רו"ח דידי קינן      28.11.2015

 

המילים התנהלות וניהול מבוססות על שורש עברי זהה אך שונות בתכלית 

 

חדשות לבקרים אנו מתעוררים לימים בהם אנו מתמודדים עם אתגרים כלכליים ופיננסיים.

לעתים מדובר בסוגיות הנוגעות לנזילות שלנו, למצבנו בחשבון הבנק ולצורך להגדיל את המסגרות ו/או לגייס כסף על ידי הלוואות , לעתים מדובר בסוגיות תפעוליות בעלות השפעה כלכלית ופיננסית על העסק, החל מתחלופה של כח אדם, התייקרות חומרי הגלם או טיפול בתקלות ברצפת הייצור ו/או ברצפת המכירה. 

 

בבואנו לנתח לעומק את הסוגיות הללו, אותן אנו פוגשים מדי יום בעבודתנו אנו מוצאים במרבית המקרים שככל שהמנהל מנהל יותר טוב את עסקיו ומצמצם את גורם ההפתעה הוא מונע טיפול ארוך ויקר והשפעה על התפקוד של העסק בטווח הקצר ובטווח הארוך.

 

  • כסף. ראשית כל חוסך כסף !!!

  • ניהול. שיפור יכולת ההתמודדות עם הסוגיה לצד המשך הניהול השוטף.

  • זמן. פתרון הסוגיה במהירות לטובת מזעור הנזקים הישירים והעקיפים.

  • כלים. שימוש בכלים טובים יותר לפתרון הבעיה, כאלו שהוכנו מראש.

 

לעומתו המנהל המתנהל פותר את הבעיה אך אינו מונע חזרתה בעתיד.

 

  • כסף. בזבוז כסף !!! בניסיון להתמודד עם הבעיה בפתרונות מיידיים.

  • ניהול. עוצר את הניהול השוטף ועלול לייצר סוגיות נוספות בהיעדר ניהול.

  • זמן. היעדר היערכות נאותה מאריך משמעותית את זמן הטיפול.

  • כלים. מטפל באופן נקודתי בבעיה (כיבוי שריפות) ולא לטווח ארוך.

 

אדגים על ידי סוגיה הנוגעת לניהול תזרים המזומנים, אשר טופלה על ידינו לאחרונה.

 

 מספר חודשים לפני שהחלה עבודתנו המשותפת עמו, בעליה ומנהליה של חברה העוסקת במכירת שירותים קיבל שיחת טלפון ממנהל סניף הבנק בה דווח על  הצורך להעביר כסף לחשבון הבנק בשל חריגה ממסגרת האשראי.

 

מיד לאחר השיחה החל המנהל לטפל בסוגיה על ידי ביצוע מספר שיחות טלפון למנהלת החשבונות, לרואה החשבון, אל כלכלן החברה וכולי. בכל השיחות הצהיר המנהל על הפתעתו הרבה מהמצב שנוצר, "איך ייתכן שאנו בחריגה ? " שאל, "הרי היקף ההכנסות שלנו רק גדל מדי חודש, הגבייה מתנהלת כשורה ולא קיבלתי שוב התרעה שאנו עלולים להגיע למצב הזה".

 

הפתרון המיידי של מנהל חברה זו היה להעלות את מסגרת האשראי, להגיע אל סניף הבנק ולייצר הלוואה נוספת, לייצר תכנית פעולה מיידית לגביית "כל הכסף שבחוץ" ולהפסיק לטפל בנושאים אחרים שעל הפרק במשך שבועיים שלמים, כל זאת על מנת לייצב את תזרים המזומנים, לשחרר את פקק הנזילות שנוצר ולחזור לשגרה.

 

במקרה זה אין ספק שמדובר במנהל מתנהל:

  • כסף. ההחלטות המיידיות גזרו עלויות מימון גבוהות ולא מתוכננות.

  • ניהול. סגירת "פקק הנזילות" לא פתר את הבעיה המתמשכת.

  • זמן. במשך שבועיים היו עסוקים המנהל ואנשיו בעיקר בפתרון סוגיה זו.

  • כלים. בהיעדר תכנון מראש, לא נעשה שימוש בכלים ו/או בשיטה סדורה.

 

במסגרת עבודתנו המשותפת הגדרנו מראש מספר כלים להתמודדות עם סוגיות מעין אלו, המתרחשות בתדירות גבוהה יחסית בחברה זו.

אפרט בקצרה כיצד ציידנו את אותו במנהל בסט הכלים של המנהל המנהל:

 

  • תחזית תזרים מזומנים. הקמנו את תחזית המזומנים של החברה לשנתיים הקרובות, תחזית זו כללה את תחזית המכירות, תחזית הגבייה על בסיס תנאי האשראי של הלקוחות ותחזית התשלומים על בסיס תנאי האשראי שלהם.

  • גבייה והתחשבנות. לאחר שניתחנו את נתוני אשראי הספקים ואשראי הלקוחות, מצאנו פערים גדולים בין תנאי האשראי שסוכמו עם הלקוחות/ספקים לבין התשלום/גבייה בפועל.  הוגדרה תכנית עבודה להתחשבנות וגבייה על בסיס ההסכמים.

  • ניהול חשבון הבנק. התבצעה פגישה מול מנהל הסניף על מנת להגדיר מחדש את מסגרת האשראי אל מול תחזית המזומנים.

  • ניהול ובקרה. הוגדרה שגרת ניהול שבועית בה יוצג למנהל החברה דו"ח גיול, דו"ח תשלומים והסטטוס אל מול תחזית התזרים בכל אחד מהמרכיבים.

  • אורות אדומים. עבור לקוחות אשר אינם עומדים בהסכם תנאי האשראי.

 

מספר חודשים לאחר מכן הייתה צפויה שוב חריגה ממסגרת האשראי, המנהל כבר ידע את שעליו לעשות, נערך מבעוד מועד ומנע בזבוז הוצאות מיותרות, הסטת החברה ממסלול מימוש האסטרטגיה שלה והעצים את יכולות הניהול והבקרה של החברה.

 

אם כך, זה די מובן וברור, מנהל צריך לנהל ולא להתנהל, לעתים אין ברירה וקשה להיערך לטיפול בסוגיות מעין אילו, אך תכנון מוקדם, תכנית פעולה ברורה ובקרה בתדירות גבוהה ברזולוציה הנמוכה ביותר בה פועל העסק יעשו את העבודה.

 

 

 

 

 

Please reload

פוסטים נבחרים

כל דבר שקורה בעסק שלך הופך לנתונים אשר שווים זהב

October 26, 2015

1/3
Please reload

רשומות קודמות
Please reload

מעוניינים לקבל טיפים, פוסטים וכלים מעשיים לניהול החברה והעסק ? הירשמו כאן